【仕事が終わらないのはわけがある】早く仕事を終わらせるコツ【私自身実践中】

 

こんにちは。せなです。

 

悩んでいる人

仕事が全然終わらないないし、仕事の量が多すぎます。仕事はほとんど終わってるけど定時まで帰れないこともあります。

 

悩む理由や、仕事が終わらない人、遅い人の特徴をあげて、改善方法を解説していきます。

せな

 

それでは見ていきましょう。

 

 

仕事の悩みと理由

仕事の悩みと理由

仕事が終わらない→作業効率が悪い

仕事の量が多すぎる→何でもかんでも自分でやろうとしてない?

仕事はほとんど終わってるけど定時まで帰れない→余った時間でやれることをやりましょう

 

 

仕事が終わらない、遅い人の特徴

仕事が終わらない、遅い人の特徴

パソコンのスキルが足りない

しなくていいことをしがち

人に頼らない

 

仕事が終わらない人には必ず何かしらの原因があります。
(明らかに仕事量が多すぎてブラックすぎる会社に勤めていない限り)

 

 

仕事の効率を上げる方法

パソコンのスキルを上げる

ショートカットキー

社会人であればほとんどの人がパソコンに触れる機会があります。

事務職はもちろんのこと、営業職や工場でも使う場面があります。

そして、社会人がよく使うツールとして、エクセルが挙げられます。

エクセルで表やグラフを作る際に、全て手打ちで入力していくととんでもない時間をそれに使ってしまい、他の仕事に手が回らず、作業効率が悪くなってしまします。

 

そこで覚えたいのがショートカットキーです。

 

ショートカットキーはたくさんありますが、覚えてしまえばこういう場面ではこのショートカットキーを使おうと自分で使いこなせるようになります。

ここではすぐに使いこなせて便利なショートカットキーをいくつか紹介します。

WindowsのCtrl=Macのcommandと覚えてください。

厳密にいうと違いますが今回紹介するショートカットキーは同じ場面で使います。

 

簡単なショートカットキー一覧

  • 【Ctrl +S】 →保存:現在の書類を保存します
  • 【Ctrl +X】 →切り取り:洗濯した項目を削除してクリップボックスにコピーします
  • 【Ctrl +C】 →コピー:洗濯した項目をクリップボードにコピーします
  • 【Ctrl +V】 →ペースト:クリップボードの内容を現在の書類またはAppにペーストします 
  • 【Ctrl +Z】 →取り消す:直前のコマンドを取り消します
  • 【Ctrl +shift +Z】 →やり直す:取り消しを取り消すことができます
  • 【Ctrl +F】 →検索:書類内の項目を検索できます
  • 【Ctrl +P】 →印刷:現在の書類を印刷します
  • 【Ctrl +W】 →閉じる:最前面のウインドウを閉じます
  • 【Ctrl +N】 →新規:新規の書類またはウインドウを開きます

 

この簡単な10個を覚えるだけでも格段に作業スピードが上がります。

ぜひ覚えて帰ってください。

 

 

タイピング

パソコンを使う職業においてタイピングスピードは早ければ早いほど良いです。

 

単純に仕事時間のうち3時間は文字を打つ作業だとします。

1秒間に1個時しか打てない人は、3時間で10800字となりますが、1秒間に3文字打てる人は、1時間で10800字打てることになります。

これだけの違いで2時間も仕事を早く終えられるんです。

 

もし、仕事が時間内に終わらないのが、タイピングのスピードが遅いからと気付いた人がいれば、今からでも練習しましょう。

 

家に帰って練習する必要はありません。

仕事中に少しずつでも訓練すれば良いのです。

 

簡単な流れ

  1. 指の配置を覚える
  2. どの指がどのキーを押すか覚える
  3. ひたすら画面を見ながら打つ練習をして身につける

 

指の配置は基本的に左の人差し指がF、中指がD、薬指がS、小指がAの位置です。右の人差し指がJ、中指がK、薬指がL、小指が;です。

 

キーを押す指はそれぞれ、元の配置から、左斜め上と右斜め下です。人差し指だけ、右手も左手もそれぞれ一つ横の位置も人差し指の範囲です。

 

はじめのうちは、キーボードを見ながら打つ方が早いと思ったり、訓練の時に腕がつりそうになることもありますが、後々スピードが速くなるのは、画面を見ながら打てるようになる方です。

 

タイピングを練習することに遅いことはありません。今から身につければ良いのです。

私自身今やっとキーボードの場所を覚え、スピードは遅いですが、画面を見ながら打てるようになりました。訓練中何度も手がツリそうになりますがそれもそれで頑張っている証なので、誇りに思っています。

 

 

簡潔に話す

誰かに相談をしたり、協力会社の人に指示をするときは、自分の中で言うべきことを簡潔にまとめてから話すようにしています。

自分の中でまとまっていないのに電話をかけたり話をすると余計に時間がかかり、無駄な時間を過ごしてしまいます。

 

簡潔に話すことは難しいですが、メモ帳にまとめたり、普段から頭の中で整理する習慣をつけると少しずつですが、成長できます。

 

また、無駄な時間としてあげられることが、同じことを何度も言われることです。

 

ノートにしっかり、することをまとめておいて、言われたことをメモしているのに何度も言ってくる人にはメモを見せてやりますとだけ言いましょう。

それってなんか失礼じゃない?って思う人がいるかもしれませんが、それは逆です。

 

せっかくの仕事の時間を無駄なことに使わせる方が失礼です。

 

しかも、同じことを何度も言われるとストレスがたまります。

ちゃんと理解してるのに「なんで何度も同じことを言われなきゃいけないのか?」と。

そういうときは一度理解していることを伝えるか、我慢してそれを聞き、成果を出し、次からは一回だけ言えば良いかと思わせるかのどちらかです。

私はわかってますと言います。

そして、ミスがないように入念にチェックをして仕事をこなします。

 

 

しなくていいことをしがち

こだわりすぎない

実は仕事が遅い人の特徴として、完成度が低くて良いものに無駄に時間をかけすぎてしまうことです。

30点の出来でいいところをその人は100点を目指そうとします。

そんなことをしていると本当に大事なことに時間が使えなくなり、大事な方のレベルが落ちてしまいます。

 

丁寧と言えば聞こえがいいですが、ボーダーラインを理解できていないとも言えます。

 

例えば、仕事で同期に送るメールがあるとします。

その文はその同期しか見ないものなのに、無駄に文を添削したり、敬語はこれであってるかと無駄なことに労力をかけてしまいがちです。

逆にそういう手をぬけるようなところこそボーダーラインを理解してそのレベルぐらいの適当さでやる人が仕事が早い人です。

 

ボーダーラインを知りそのレベルにあった仕事をしましょう。

 

タバコに行かない

私はタバコを吸いませんが、社会人の半数以上は仕事中にタバコを吸うでしょう。

 

気分転換という意見の人やタバコミュニケーションという人がいます。

 

そういう人を完全に否定するつもりはありませんが、一言だけ言いたいです。

タバコ吸いにいきすぎじゃない?」と。

 

私の今の職場に、こんな上司がいます。

「今日も仕事が多くて定時で帰れないや」と毎日言ってる人です。

その人のことを観察していると、1時間に1本以上はタバコを吸いに行っています。

また、他の社員よりも電話を取りません。他の社員が5本取るうちに1本取るかどうかです。

それなのに忙しそうにしている。

それはタバコに行く習慣が身について、仕事に集中できていないからでしょう。

 

ちゃんとした目的があってタバコに行く分には構いませんが、無駄な習慣が身について逆に集中力が切れるのであれば、とにかく意識的に行く回数を減らしましょう。

 

管理職へのお願い

タバコ休憩は暗黙の了解みたいになってるけど、タバコを吸う時間を使って昼寝をさせてあげればいいと思います。

タバコ休憩で1日30分から1時間使ってる人ザラにいます。

生産性を上げないことを暗黙の了解とするのではなく、生産性をあげられる休憩を与えましょう。

 

 

人を信頼する

周りを頼る

周りを頼ることで仕事はどんどん片付いていきます。

周りを頼ることは全然恥ずかしいことではないので、ジャンジャン頼ってください。

 

実は優秀で仕事の早い人こそ周りを頼り円滑に仕事を回しています。
そういう人は、もちろん仕事を振るだけでなく、困ってそうな人がいたら助け舟を出しています。

 

まず自分が日頃から周りに「無償のgive」をするようにしましょう。

実は人間の本質的に、助けられると助けてあげたくなります。

この関係は最強です。

 

ただ、やってもらったから私が今度はという気持ちで動くのではなく、心の底から手助けしたいと思えるようになればいい。

それが幸福になる。

 

はじめのうちはそういう気持ちでgiveしがちですが、それを繰り返すうちにいつの間にか人の手助け(無償のgive)が自分の喜び位に変わってきます。

さらに、giveされるとgiveしてあげたくなりますので、より仕事が回りやすくなります。
仕事を早く終わらせたいのであればまずは自分から無償のgiveを始めましょう。

 

 

仕事はほとんど終わってるけど定時まで帰れない時の対処法

仕事はほとんど終わってるけど定時まで帰れない時の対処法

・ひたすら、タイピング、ショートカットキーを覚える練習をする

・他の作業をする(自分が覚えたいことをノートにまとめておいたり、考え事をする)

 

仕事中にスマホをいじるのはダメと思われており、評価が下がる可能性があるので、あくまでもあらかじめのーとにまとめておいたり、今の思考をノートに書いたりする。

つまり、ノートはインプットの道具としても、アウトプットの道具としても使えるので、手元に置いておく。

 

 

どんな思考で仕事に向かう?

きついと思わず、楽しいと思う

きついと思わず、楽しいと思う

そうは言っても、楽しいと思って仕事ができている人は少ないので、楽しいことを常に探すようにするといいでしょう。

 

私は自分の成長を感じられるようなことをしていると楽しいので、とにかく「知らないことを知ろうとする」「頼まれたらとにかくやってみる」ことを意識しています。

 

その上で大切なのは「一石何鳥」あるのか考えることです。

一石三鳥ぐらいは欲しいところです。

自分でこの作業はこのためにやってるとわかれば、モチベーションも上がってきます。

 

例:資料作成

  • 自分の評価のため
  • 文章能力向上のため
  • タイピング上達のため
  • デザイン能力の向上
  • 調査力

などなど。ぱっと考えただけでもこれだけあります。
これらを意識しながら仕事をすることでいつも以上に成長できます。

 

このような思考になったのは、「仕事は楽しいかね」を読んでからです。

めちゃめちゃ面白いのでおすすめです。

 

 

 

まとめ

仕事が終わらない人、遅い人の特徴

  • パソコンのスキルが足りない
  • しなくていいことをしがち
  • 人に頼らない

 

仕事の効率を上げる方法

  • ショートカットキーを覚える
  • タイピングスキルを身につける
  • 簡潔にはなす
  • こだわりすぎない
  • タバコに行かない
  • 周りを頼る

 

 

  • この記事を書いた人

sena

23歳|新卒サラリーマン|副業ブロガー|人生の高め方や気づきを発信していくブログ

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